Googleツールを使用するメリット
Googleのツールを使うことで様々な作業を効率的に進めることができるようになります。
本記事ではGoogleツールを使うことによって得られるメリット・デメリットについて説明していきます。
Googleツールのメリット
- 無料であること
- 動作が軽いこと
- 複数人で同時に編集できること
- 自動で保存してくれること(1編集ごとに自動で更新されます)
- 共有と権限設定が簡単にできること
- PC,タブレット,スマホ,OS(Windows,Mac)に依存せず使えること
- バージョン更新について何も心配がいらないこと(自動で更新してくれるため)
- GoogleアカウントがあればYouTubeのアカウントとして使用できる
などなど、パッと思いつくだけでこれだけあります。
Googleツールのデメリットは？
デメリットは無い！と言いたいところですがいくつかあります。
Googleのツールのデメリット
- 基本的にオフラインでは使えないこと (設定でオフライン編集可能)
- マイクロソフト社の製品とショートカットキーや関数が所々違うこと
- 浸透していない職場が多いこと
- VBAが使えないこと(代わりにGoogle Apps Script（GAS）があります)
たったこれだけです。ネットワークの環境が無い場所で作業をしなければならない限り困ることは無いと思っています。
職場でも自宅でもWifiが無い場所ってほとんど無いですよね。
ショートカットキーや関数が若干違っても使っていくうちに体に馴染んでくるので問題ありませんでした。
職場で浸透していない場合はちょっと苦しいかもしれませんね。
僕の職場では、リモート作業ができるように2020年からGoogleツールのみの環境にシフトしました。
正直のところ、ある程度使いこなせるようになった今では、もうExcelやWord、パワーポイントには戻れません。
Googleツールの種類
Googleツールについて簡単にイメージしていただくために、Windowsやマイクロソフトの製品を例に紹介していきます。
全部は紹介しきれないため、僕が実際に仕事やプライベートで使っていて使用頻度の高いツールに絞って紹介します。
GoogleChrome
マイクロソフトエッジ、インターネットエクスプローラー、Safariなどと同じと思ってください。
マイクロソフトエッジと比較してサクサク動いてくれます。
このあとに紹介する全てのツールはこのGoogleChromeを入れるところからスタートします。
GoogleSpreadsheet(スプレッドシート)
Excelと同じものと思ってもらえればOKです。
Excelと違う点は無料なうえに複数人で同時編集および共有ができること、使用端末やOSに依存せずに使えることです。
最近ではzoomのようにビデオ通話をしながら作業ができるようになりました。
GoogleDocument(ドキュメント)
Wordと同じものと思ってください。Spreadsheetと同様のメリットがあります。
GoogleSlide(スライド)
パワーポイントと同じと思ってください。Spreadsheetと同様のメリットがあります。
ここからはGoogleにしかないツールです
GoogleForms(フォーム)
アンケートを送り、自動でSpreadsheetを作成して集計してくれるツールです。
顧客満足度のリサーチや、結婚式の招待状を送るための住所集計なども自動化できます。
GoogleGroups(グループ)
メンバーを設定しておくと、Googleのツールの共有権限を一括で与えることができるようになります。
複数人に同時に共有権限を与えたい時に便利です。
Googleサイト
社内用のホームページを無料で作ることができます。
全員が使用するスプレッドシートなどのURLを貼り付けておけば、社内全体の効率が格段にアップします。
また、会員専用のホームページも無料で作成できます。そこにGoogleフォームを埋め込めば、お問合せについても自動でスプレッドシート化できるため、対応の漏れがなくなります。
OneAction
GoogleChromeをメインの検索エンジンに設定しよう！こちらのリンクからダウンロードできます。
https://www.google.co.jp/chrome/
次回の投稿からはGoogleアカウントの作成方法とGoogleの各種ツールの使用方法を紹介します。
次の投稿
コメント