残業生活から抜け出せる時間管理方法と優先順位の決め方

本記事でわかること

時間がない人の特徴

• 睡眠時間が少ない
• 仕事の合間に休憩するタイミングがない
• 毎日終電帰り
• 休日は平日の疲れから昼まで寝ている
• 仕事で何からやればよいか分からない
• 仕事に行くのが苦痛
• 周りから心配される
• 遊びに行く時間がない
• 常に不安

いくつか例を挙げましたが、新卒時代の僕自身がまさにこんな感じでした。

この生活が続き、たった3ヶ月でうつ病になり会社を辞めました。

会社を辞めてからは大学の奨学金の返済もあるし、国民健康保険も払わないといけないしで
とにかく不安だらけでしたね。

そんな僕が時間を有意義に使えるようになり余裕のある生活を手に入れた方法を紹介していきます！

時間を手に入れるために優先したこと

毎日8時間寝る
時間管理の徹底
職場の近くに引っ越す

この3つです。

毎日8時間寝る

なんで睡眠時間？と思った方もいるかと思います。

時間の管理をしていくうえで、ある程度心に余裕のある状態を作る必要があるからです。

矛盾するようですが時間の管理方法について勉強するのにも時間がいります。

スケジューリングをするのにも慣れるまでは時間とそれなりの気力がいりますよね。

ですので疲労の少ない状態をつくるためにも安定した睡眠をとることが大切です。

睡眠時間をしっかりとるためには「仕事がどんなに途中でも定時で帰る」ことが必須になります。

とは言え

と思っちゃいますよね。

ですが本当は皆も早く帰りたいはずなので、率先して帰る人がいれば

「私もお先に失礼します！」

と言いやすくなりますよね。

それに疲れが溜まった状態ではパフォーマンスが落ちるため、早く帰ってリフレッシュして翌日にやった方が早く終わります。

無理に残業して作り上げたものよりリフレッシュした状態で仕上げた物の方が質が上がるのは言うまでもないですよね。

時間管理の徹底

計画を立てて時間管理を徹底することで最速で仕事を終わらせられるようになります。

時間管理ができていなかった頃は仕事中は常にこの言葉が脳内で浮かんでいました。

これだけでも時間が持ってかれますし、脳が疲労したままマルチタスクの闇にまっしぐらです。

完璧な時間管理は最初はハードルが高いので、付箋紙にその日にやることのリストと優先順位を書いてみましょう。
※詳しいやり方は後述

職場の近くに引っ越す

これについてはそれぞれ皆さんの生活環境もあると思うので、可能であればそうした方が良いくらいに思ってください。

引っ越しには覚悟とそれなりのエネルギーが必要ですが、手っ取り早く睡眠時間を確保できるようになります。

ただし結婚していればパートナーのことも考えなければなりません。

僕の場合は妻が「職場の近くに住みたくない」と言ってくれたので自分の職場の近くに引っ越すことができました。

コロナの影響で妻は在宅ワークで通勤時間が0秒になったので結果的に引っ越してよかったです。

睡眠時間を安定して確保できたことで、ようやっと効率よく仕事をする方法の模索にシフトできるようなりました。

時間の優先順位の重要性

時間の優先順位の付け方を間違えると人生においてもの凄く損をしてしまいます。

例えば、その日のうちに終わらせなければならない作業があって、それが定時までに終わらなかったとします。

と思って気がつけば1時間残業していた。なんてことはありませんか？

週5日の勤務で毎日1時間残業していたとすると、1ヶ月で20時間近く残業していることになります。

時間の優先順位をつけて定時に帰って、この1時間を自分の好きなことに使えたら今回の例の場合、月に20時間も自分の好きなことに使えます。

この記事では時間を捻出するための方法をお伝えします。

優先順位をつけるときのイメージ

例えば壺の中に以下のものを入れることを考えてみましょう。
・水(5L)
・砂(500g)
・石(5cm³✖️10個)
・岩(100cm³✖️1個)
正しい順番で入れると溢れることなく壺の中に入れられると定義します。

では、どのような順番が正しいのでしょうか。まずは答えを読む前に考えてみてください。

それでは答え合わせです。

大きなものから入れていくとすっぽりと収まります

「岩→石→砂→水」の順に入れると岩の隙間から石が何個か下に転がり落ち何個かは岩の上に残ります。

そして砂は岩と石の間をサラサラとすり抜け、ほとんどの隙間を埋め尽くします。

最後に水を入れます。水は砂に染み込み、完全に隙間を埋め尽くします。これで完成です。

順番を間違えると入りきらなくなります

順番を間違えて「砂→石→岩→水」で入れたとしましょう。上の図のように壺から岩がはみ出てしまいますね。さらに水を入れても溢れてきてしまいます。

壺を「制限時間」中に入れるものを「その日の作業」だと考えてみましょう

例に挙げた通り「大きくて重たい物から先に予定に組み込む」というルールを決めておくだけでかなり楽に終わらせられます。

職場に到着してから1日の中で一番体力があるのはいつでしょうか？

スタート直後ですよね。簡単な作業を先に終わらせてから最後にまとめて大きな仕事を片付けようとすると、疲労した状態で大きな仕事をこなさなければなりません。

ですから

体力があるうちに大きな仕事を片付けましょう。

簡単な仕事は多少疲れていてもサクサク終わらせることができるはずです。

具体的な優先順位の付け方

ここからは具体的な優先順位の付け方を紹介します。

緊急度-重要度を領域別に分けたグラフです。

最近のビジネス本でよく見る絵ですね。グラフのイメージについて説明すると以下の通りです。

■緊急で重要(右上)
例)アクシデント対応

■緊急じゃないけど重要(右下)
例)自分でやりたいと思っている作業

■緊急だけど重要じゃない(左上)
例) アジェンダ(タイムスケジュールやゴール設定)の無い会議

■緊急じゃないし重要でもない(左下)
例)すぐに終わる簡単な作業

さて、正しい優先順位はどのようにつけるのでしょうか？

正しい優先順位の付け方(答え合わせ)

ここで答え合わせです。

A→B→C→Dの順番が正解です。

実際のところ僕自身、時間管理が上手くできていなかった頃は反射的に「(B)アクシデント対応」を一番にやってしまったり

会議だから急いで行かなきゃ！と思ってそのとき着手していた仕事を中断したりと優先順位の定義が曖昧になっていました。

本当にやりたい作業をついつい後回しにしてしまって結局一番やりたかったことができなかった経験、皆さんもありませんか？

壺の話を思い出してみましょう。自分にとって大切なもの(大きなもの)から先に時間を確保することで、同じ限られた時間でも効率よく終わらせることができます。

余談

教員をやっていた頃はゴール設定のない無駄な会議は基本的に出ないようにしていました。

その時間を使って生徒の友達関係やいじめの相談、授業に付いて来られなかった生徒の補習など、教員として本当に大切だと思うことに時間を使っていました。

2時間の会議に出たとしても結論が出ないうえに居眠りをしている人、隠れてクロスワードをやっている人がいる何の実りも無い時間を過ごすことが本当に無駄だと思ったからです。

あとで会議資料と議事録に目を通せば数分で済みますし、これで困ったことは一度もありませんでした。(もちろん本当に重要な会議はちゃんと出ていました)

One Action

上記で紹介したとおり、今日のタスクをエリアごとに分けて書いてみましょう。
そしてA→B→C→Dの順番で1日の仕事を試してみましょう。

正方形の付箋紙に書いてデスクに貼り付けておくと良いですよ！

これが時間管理の入り口です！徐々にステップアップしていきましょう！

次の投稿

あわせて読みたい

忙しい社会人が年間2346時間を捻出する方法 【本記事でわかること】 本記事では時間を「見える化」して1週間で45時間ほどの時間を捻出する方法を紹介します。 1日に換算すると6.4時間年間で2346時間も手に入れるこ...